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Composants de systèmes de gestion des documents

La création d'un système de gestion des dossiers réussie englobe plusieurs éléments essentiels. Ceux-ci comprennent l'identification et l'inventaire des actes d'état civil, la création d'un plan pour répondre à l'utilisation, l'entretien, l'entreposage et la disposition de ces dossiers, la formation du personnel dans le plan et évaluer les fonctions du régime au fil du temps. Les Archives nationales et référentiels similaires utilisent la gestion des dossiers. Les services de police et d'autres organismes d'application de la loi doivent avoir des plans de gestion des dossiers en place pour récupérer rapidement des informations.

Vital fiche d'identification

  • Un acte d'état civil est celle qui est nécessaire pour une entreprise ou une organisation de fonctionner. Les documents essentiels ont des buts spécifiques et doivent être protégés en cas d'urgence. Ces dossiers doivent être identifiés et inventoriés. L'inventaire doit inclure le nom de l'enregistrement et l'emplacement, sa valeur juridique, administratif ou historique de l'organisation, et le ministère ou la personne responsable de ce dossier.

Vital plan d'enregistrement

  • Un plan pour gérer ces dossiers essentiels doivent être créés après l'inventaire est complet. Le plan devrait comprendre l'utilisation et le cycle de vie d'un dossier, y compris combien de temps il doit être maintenu sur la base de la réglementation des affaires ou des lois. Enfin, la disposition de ce dossier devrait être déterminée. Si l'enregistrement a une valeur juridique, administratif ou historique de l'organisation, puis un système d'archiver ce dossier après une période d'utilisation devrait faire partie du plan de gestion des dossiers. Si l'enregistrement n'a aucune valeur au-delà de sa création et de l'utilisation à court terme, il peut être prévu pour la destruction.

Vital de formation du personnel de la fiche

  • Le plan de gestion devrait être publié dans le livre ou en format électronique et a fourni à tout le personnel, qui devrait être formé pour comprendre l'importance des documents qu'ils créent, de leur utilisation et de stockage. Le personnel clé doivent être identifiés et formés à la récupération de ces dossiers dans le cas d'une situation d'urgence ou de catastrophe. Il devrait également être expliqué que par l'aide du plan de gestion des dossiers, les dossiers seront organisés, entretenus et faciles à localiser.

Évaluation des registres d'état civil

  • Évaluer le plan de gestion des dossiers. Cela devrait avoir lieu dans les six mois de la mise en œuvre du plan d'origine pour déterminer si elle fonctionne correctement. Le plan doit être revu sur une base annuelle que de nouveaux dossiers sont créés et d'autres sont rejetés. Le plan devrait être mis à jour et le personnel recyclé lorsque cela est nécessaire. Entre les examens annuels, mises à jour périodiques devraient être accordées au personnel lorsque des changements surviennent.

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